Door: Amy de Ruijter

In "Een kijkje in de Spoelkeuken van…” lichten we een organisatie uit die de spoelkeuken heeft doorlopen, door middel van een interview met een betrokkene. Dit keer één van de pioniers: STRP.

Dit najaar gingen tien Digitale Spoelkeuken-pioniers van start met het schoonspoelen van hun digitale huishouding. Van de drie fases waar het traject uit bestaat – inventarisatie, toetsing en transformatie – hebben de organisaties de eerste twee doorlopen. We spraken één van de deelnemende organisaties, STRP, over het verloop van het traject, waar ze nu staan en hoe de Spoelkeuken verbeterd kan worden.

STRP is een culturele instelling in Eindhoven en partner van PublicSpaces. Van oudsher is het een tweejaarlijks kunst- en technologiefestival, tegenwoordig organiseren ze een jaarlijks festival dat vooral draait om de impact van technologie. In de vorm van kunstexposities, debatten en muziekavonden verspreid door de hele stad wordt hierover de dialoog opgezocht. Naast organisator is STRP ook coproducent van de kunstwerken die tentoongesteld worden: aan de hand van het thema worden kunstenaars uitgekozen die ze begeleiden. Zakelijk leider Tim Roeleveld vertelt hoe ze tussen de bedrijven door de Digitale Spoelkeuken hebben ervaren.

Waarom vonden jullie het belangrijk om mee te doen?

Tim: ‘We zijn al enige tijd partner van PublicSpaces. Wanneer je het hebt over de impact van technologie, is het mooi om ook kritisch te zijn op al die ontwikkelingen. Onze insteek is positief kritisch, maar ook realistisch: binnen ons werkveld zien we veel goede initiatieven ontstaan, maar we krijgen natuurlijk ook de nadelen van de grote platforms mee, zowel in de onderwerpen van het festival als in ons eigen gebruik.

'Onze insteek is positief kritisch, maar ook realistisch'

Vaak lopen we tegen dilemma’s aan, bijvoorbeeld op het gebied van sociale media. Liever gebruiken we geen Facebook, maar een groot deel van onze doelgroep begeeft zich erop. Marketingtechnisch is het dus niet handig om daarvan af te stappen. Al vaker hebben we overwogen andere tools in te zetten, maar dat brengt op zijn beurt weer vragen mee – wat is goed, en is het één beter dan het ander? De Spoelkeuken gaf ons een mooie aanleiding om daar eens kritisch naar te kijken en te onderzoeken of er geschikte alternatieven bestaan. Ook los van of we dat daadwerkelijk iets zouden willen vervangen in de derde fase van het traject, is het goed om je eigen digitale huishouding een keer onder de loep te nemen.’

Hoe hebben jullie het aangepakt?

‘We zijn begonnen met een inventarisatie van de tools die we gebruiken, die organisatiebreed is aangevuld. Vervolgens zijn we met een groep van vier bij elkaar gaan zitten en hebben we vier tools uitgekozen: iedereen nam er één voor zijn of haar rekening.

We hebben uiteindelijk Mailchimp, Asana, Eventix en Craft door de Spoelkeuken gehaald. Mailchimp wilden we graag meenemen omdat we wisten dat meerdere organisaties hiermee aan de slag gingen. Dat is interessant, omdat dan vanuit meerdere perspectieven duidelijk wordt hoe de tool scoort, maar ook waar de Spoelkeuken op verbeterd kan worden qua vraagstelling. Daarnaast is het een tool die we simpelweg veel gebruiken, net als Asana en Craft.

Eventix gebruikten we hiervoor nog niet, maar we waren van al plan met ze in zee te gaan. De Spoelkeuken bood hier een laatste check voor onze organisatie. Het traject heeft ook gezorgd voor een gesprek met Eventix. Zo hebben we bijvoorbeeld besproken hoe open broncode er uit moet zien en of het mogelijk is om bepaalde eisen doorgevoerd zouden kunnen worden. Normaal gesproken kan je die vragen ook stellen, maar wanneer ze gebundeld zijn geeft het een goede handleiding.’

Hoe verschilde dat per persoon binnen de organisatie?

‘We zijn allemaal verschillend te werk gegaan, omdat de tools en het contact met de organisaties daarachter ook sterk verschilden. Met Eventix en Craft was het mogelijk om direct contact te krijgen, waar vervolgens een gesprek kan ontstaan. Osana is echter zo groot dat je niet eens door de telefoon komt – dat is via mailcontact verlopen. Gelukkig konden we elkaar ook af en toe helpen. Ook binnen de organisatie is het gesprek geopend.’

Waar zijn jullie tegenaan gelopen?

‘Op één tool bleken we beter te scoren dan andere partijen, toen bleek dat we de vragenlijst daarover niet helemaal goed hadden ingevuld. Voor ons bleek de vraagstelling soms lastig: er is bijvoorbeeld een vraag over dataminimalisatie, waarbij we niet goed wisten welke data noodzakelijk is. Ook was de broncode bij Craft wel beschikbaar, maar dat bleek niet zomaar als open source aangevinkt te kunnen worden. Daarnaast dachten we soms simpelweg: is dit wel relevant voor deze specifieke tool?

'Het is goed om kritisch te zijn op de applicaties die je gebruikt, maar het is ook fijn wanneer iedereen die daar binnen je organisatie mee werkt snapt waaróm'

Het draaide bij deze tools om het publiek, maar het kon ook onduidelijk zijn of we zie vanuit het perspectief van de gebruiker of vanuit ons moesten invullen – bijvoorbeeld bij een ticketsysteem. Gelukkig hadden we Björn, die ons vanuit de Spoelkeuken begeleid heeft, als hulplijn. Samen met hem hebben we één lijn getrokken en besloten het vanuit het perspectief van de gebruiker op te vatten: de PublicSpaces-waarden zijn immers ook gericht op het publiek.'

Heb je tips voor toekomstige deelnemers van de Spoelkeuken?

‘Wij hebben gemerkt dat het gesprek dat het ons opleverde ons al veel heeft gebracht. Ik zou dus aanraden om het met meerdere mensen in je organisatie te doen – het is goed om kritisch te zijn op de applicaties die je gebruikt, maar het is ook fijn wanneer iedereen die daar binnen je organisatie mee werkt snapt waaróm. Daarnaast waren wij blij om tools te hebben gekozen waar we over twijfelden of mee in een investeringsbeslissing zaten: de Spoelkeuken is dan een goede manier om onderbouwd een keuze te maken.’

Over Tim

Tim Roeleveld is bedrijfseconoom en organisatieantropoloog. Na een aantal jaar als consultant diverse financiële opdrachten bij de overheid, non-profit organisaties en het bedrijfsleven uitgevoerd te hebben, werd hij manager bedrijfsvoering bij de Bond van Nederlandse Architecten (BNA). Deze brede rol waarin je verantwoordelijk bent voor alle zakelijke aspecten van de organisatie, ligt hem goed. Eenzelfde rol vervulde hij vervolgens bij Fonds 21 en Fonds 1818, private vermogensfondsen die maatschappelijke en culturele projecten financieel ondersteunen. Via Fonds 21 maakte Tim kennis met STRP waar hij sinds november 2019 zakelijk leider is.