Spoelkeuken Case: VPRO

VPRO & De Digitale Spoelkeuken

Geert-Jan Bogaerts, hoofd van de afdeling Innovatie en Digitale Media bij de VPRO, tevens oprichter van PublicSpaces, licht de methode van de ‘digitale spoelkeuken’ toe. Lees hier het uitgebreide interview met Geert-Jan.

Binnen de VPRO hebben we tussen december 2020 en april ‘21 een pilot gedaan om te onderzoeken in hoeverre onze organisatie de kernwaarden van PublicSpaces naleeft. Belangrijker nog dan de uitkomst van dit onderzoek (waarover zo meteen meer) is de methode die we hebben ontwikkeld. Want wij zijn ervan overtuigd dat die methode in veel meer organisaties toegepast kan worden. Sterker, naarmate ze vaker wordt ingezet, zal deze methode krachtiger en gerichter worden.

Ter herinnering, PublicSpaces heeft vijf kernwaarden: we hebben het over openheid, transparantie, autonomie, het afleggen van verantwoording, en het centraal stellen van de gebruiker. Wij vinden dat deze waarden leidraad zouden moeten zijn voor ten minste de hele publieke sector op het web. Maar uiteraard hopen we dat ook commerciële partijen deze waarden omarmen en hun digitale beleid erop zullen afstemmen. Hoe dan ook, als je een schonere leefomgeving wilt, dan begin je in je eigen huis. En dus hebben wij eerst de VPRO door de digitale spoelkeuken van PublicSpaces gehaald. Dit stappenplan hebben wij gevolgd:

Het Spoelkeuken stappenplan

1. Inventariseer welke digitale instrumenten je in gebruik hebt. Betrek bij deze inventarisatie alle relevante disciplines: mensen uit de hoeken van marketing, data-analyse, digitale techniek, ICT etc. Wij hebben daarbij in de uitwerking een onderscheid gemaakt tussen de instrumenten die puur voor intern gebruik zijn (bijv. een applicatie die de werking van je servers monitort, of je kantoorautomatisering) en de toepassingen waarmee je publiek te maken heeft. Denk in dat laatste geval aan applicaties voor het verzenden van nieuwsbrieven, inlogsystemen voor je publiek, maar ook analyse-tools om het gedrag van je online bezoekers te meten.
    
2. Maak een spreadsheet aan waarin je deze digitale instrumenten opneemt, en beantwoord voor elk van deze applicaties een serie vragen (download de vormgegeven template met vragen ofgebruik het open excel voorbeeld of het open .ots bestand). Wij hebben deze vragen zo ontwikkeld dat ze met een simpel ja/nee beantwoord konden worden. De vragenlijst is opgedeeld volgens de vijf kernwaarden van PublicSpaces.
    
3. Als alle vragen zijn beantwoord, krijgt het betreffende instrument een score. Hoe dichter bij de 100 procent, hoe meer de applicatie de waarden van PublicSpaces volgt. Daarbij moeten we ook rekening houden met het feit dat de meeste toepassingen ook nog configuratieverschillen kennen. Neem bijv. Google Analytics: je kunt deze applicatie zo inrichten dat de laatste zes cijfers van het IP-adres van de eindgebruiker voor Google onzichtbaar blijven. Maar dat hoeft niet. Zowel de configureerbaarheid als de configuratie zelf beïnvloeden de eindscore.
    
4. Het gemiddelde van alle scores bepaalt de eindscore van de organisatie. Deze stap hebben wij nog niet genomen en voelt op dit moment als nog te beperkt. Als de tools verdere benchmarks hebben ondergaan, kunnen we deze stap met meer vertrouwen zetten.

Dit is waar we nu staan als VPRO. We hebben deze oefening gedaan, de vragenlijsten zijn op dit moment op aanvraag beschikbaar en zullen later in een nieuw op te zetten kenniscentrum ontsloten worden. Maar dit is nog maar het begin. Wat zijn nu de volgende stappen die wij de komende maanden gaan ondernemen?

De maanden na de Spoelkeuken

1. Voor de VPRO
    a. Wij gaan onze scores publiceren op onze eigen website. Dat doen we door middel van de PublicSpaces Badge. Daarbij komt een uitleg en een verantwoording per instrument dat we gebruiken.
    
    b. Wij gaan kijken hoe we het gebruik van huidige systemen kunnen verbeteren om op korte termijn al de scores van onze systemen te verhogen.
    
    c. Wij gaan inventariseren welke instrumenten wanneer vervangen kunnen en moeten worden. Uiteraard wil je het liefst de slechtst scorende applicaties als eerste vervangen, maar daarin spelen ook andere factoren een rol: kosten bijvoorbeeld. Deze inventarisatie resulteert in een roadmap van vervangingsinvesteringen, die eveneens op onze website wordt geplaatst. Een initieel streven zou kunnen zijn dat we in 2025 ten minste 80% scoren – maar misschien kunnen we ambitieuzer zijn. Ook deze roadmap wordt toegelicht en verklaard.
    
    d. Bij deze openbare verantwoording hoort ten slotte ook een opsomming van instrumenten die we niet aan deze oefening hebben onderworpen. Het kan immers zijn dat we relevante aspecten over het hoofd hebben gezien. Transparantie hoort niet alleen bij de kernwaarden van PublicSpaces, het gaat ons ook helpen om fouten te verbeteren en onze aanpak krachtiger te maken.
    
2. Voor PublicSpaces
    a. Er moet een centrale databank ingericht worden, een register of een kenniscentrum, waarin de methodiek (de vragenlijsten), de scores van de partners en alle instrumenten met de bijbehorende scores worden opgeslagen. Daarbij hoort ook een instrument om het gesprek over applicaties en methoden te faciliteren.
    
    b. De PublicSpaces badge, die op dit moment nog weinig meer doet dan het linken aan het lidmaatschap van PublicSpaces, gaat een diepere betekenis krijgen, want wordt gelinkt aan de score in het centrale register. Daarbij moet duidelijk worden vermeld of de score betrekking heeft op de digitale organisatie als geheel, of op één van de platforms van de organisatie.
    
    c. PublicSpaces initieert onderzoek naar de beste alternatieven. Dit is typisch een klus die te groot is voor de meeste afzonderlijke partners, maar juist goed in coalitieverband opgepakt kan worden. Deze alternatieven krijgen ook een plek in het kenniscentrum, zodat niet iedereen opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.

Hoe helpt dit de ambitie van PublicSpaces realiseren?

We verwachten dat openbaarmaking in het centrale register vier effecten zal hebben:

1. De vragenlijsten en de onderzoeksmethode zullen continu verbeterd kunnen worden
2. Er ontstaat een benchmark, een ankerpunt, zowel van digitale applicaties als van organisaties. Daarmee hopelijk ook opwaartse druk om het altijd beter te doen
3. Werkmethoden en valkuilen worden gedeeld zodat uiteindelijk kosten en tijd bespaard kunnen worden
4. Door informatie op één plek te bundelen, zijn we zo transparant mogelijk voor het publiek.

PublicSpaces ijvert voor een sterker publiek domein op het internet. Dat betekent in ieder geval dat we veel minder afhankelijk moeten worden van big-tech en commerciële platforms, en als publieke organisaties kunnen we hierin het voortouw nemen.

Als dit gelukt is, is PublicSpaces dan klaar?

Nee, verre van. Want de digitale spoelkeuken geeft geen antwoord op de vraag hoe we uiteindelijk ook de afhankelijkheid van grote sociale media en publieksplatforms kunnen verminderen. Zolang ons publiek zich op grote platforms als Facebook, Instagram en YouTube begeeft, zullen de meeste publieke organisaties hun aanwezigheid daar niet kunnen opgeven. Dat vergt een langere adem en een ander plan. Het is overigens geen hopeloze zaak: want de kracht van de PublicSpaces coalitie is juist haar enorme publieke bereik: zowat alle volwassen Nederlanders komen met één van de PublicSpaces partners in aanraking. Maar het is goed om expliciet te melden dat dit probleem niet in de scope van dit plan zit.

Ten slotte, de scores van de VPRO

Bekijk de actuele scores van de VPRO op de website van De Spoelkeuken.

• De VPRO heeft een 25-tal externe instrumenten in gebruik. Daarvan hebben we de volgende geselecteerd om in dit onderzoek mee te nemen:
•  Qualifio – tool voor publieksinteractie: 55%
•  Webpower – tool voor nieuwsbrieven: 48%
•  Eventbrite – ticketverkoop voor events: 76%
•  Google Analytics – dashboarding en gebruikersanalyse: 63%
•  Form Assembly – aanmaken en valideren van webformulieren: 62%
•  Kikz / Microsoft CRM – klantenmanagement: 55%
•  Advertentiepixels: 14%
•  Aanbevelingenpixels: 19%

Uit deze opsomming valt meteen op te maken dat de cijfers zo geïsoleerd nog bijzonder weinig zeggen. Ze krijgen pas echt betekenis als ze vergeleken kunnen worden met de scores van andere applicaties die dezelfde functionaliteit leveren; en dat wordt nog verbeterd als er ook een ontwikkeling door de tijd zichtbaar wordt gemaakt. Maar hoe dan ook, de eerste aanzet voor een benchmark is er nu.

Zelf aan de slag met de Spoelkeuken?

Check de website van De Spoelkeuken of neem contact op met Björn.