Digital Independence Day: Stap over naar alternatieve formulierendiensten

Je organiseert een event en wilt van potentiele deelnemers weten of ze komen en of er nog speciale dieetwensen zijn? Of je organiseert een open call waarvoor makers zich kunnen aanmelden met email, een telefoonnummer en een bijlage met motivatiebrief. Vaak worden hiervoor online tools gebruikt voor formulieren, zoals Google Forms. Maar welke tool kies je als je geen big tech bedrijf wilt inschakelen? En hoe zorg je ervoor dat de gegevens van jouw publiek veilig blijven?

Veel organisaties werken op kantoor met Microsoft Office365 of een Google Workspace. Beide platforms bevatten ook een tool om zelf formulieren mee te maken. En wat deze tools ook nog eens afgrijselijk handig maakt is dat de resultaten real-time in een online spreadsheet binnenstromen waar je direct je analyses op los kunt laten. Toch zitten er ook grote bezwaren aan het gebruik van de formulieren van deze twee bedrijven.

Ten eerste stel je je publiek (de mensen die de formulieren invullen) — meestal ongevraagd — bloot aan de dataverzameldrift van deze bedrijven. De meeste mensen willen jou als organisatie vast wel wat gegevens sturen, dat is meestal in hun eigen belang. Maar het is de vraag of ze het oké vinden dat deze gegevens ook worden opgeslagen bij deze bedrijven. Nog los van de inhoud worden er door deze bedrijven ook gebruikersdata zoals IP-adressen, bezoektijden en browsergegevens verwerkt. Het invullen van het formulier kan een goed doel dienen, maar het delen van jouw persoonlijke info met deze bedrijven geeft dat toch een nare bijsmaak. En daar ben jij als organisatie die het formulier rondstuurt schuldig aan.

Ten tweede maak je, door de tools van deze bedrijven te gebruiken, ook reclame voor deze tools. Het is een slimme stragegie van Microsoft en Google om onderaan de formulieren duidelijk te vermelden dat deze gemaakt zijn met hun tools. Zonder dat je het weet, werk je mee aan hun marketingstrategie en stuur je samen met het formulier ook hun advertentie rond binnen jouw netwerk of publiek. Het gebruik van de tool – in combinatie met de overduidelijke branding – zorgt ervoor dat jouw organisatie het gebruik van de tools van Microsoft en Google propageert. Er zijn natuurlijk veel leukere of betere producten om reclame voor te maken. Hier een paar voorbeelden:

Europese alternatieven

Zonder ze één voor één op te noemen, zijn er talloze Europese alternatieven op de markt voor formulieren. Voor elk type form of speciale niche is er wel een aanbieder te vinden.

Van Europese aanbieders mogen we verwachten dat ze voldoen aan de GDPR-wetgeving, al kunnen wij dat niet voor alle partijen garanderen. Sommige partijen hebben nog extra certificeringen die het vertrouwen moeten wekken dat er zorgvuldig met de data van jouw doelgroep of publiek wordt omgegaan.

Het grootste deel van de Europese bedrijven die formulieren aanbieden doen dat tegen betaling. Dat model zorgt ervoor dat zo’n bedrijf minder reden heeft om de data die kan worden verzameld met de formulieren door te verkopen. Toch is het raadzaam om, voordat je een tool in gebruikneemt, de privacyvoorwaarden te lezen om een beeld te krijgen van hoe data verwerkt wordt en welke mogelijkheden er zijn om een export van alle data te krijgen. Of om te weten te komen hoe lang data mogen worden bewaard nadat je besluit te vertrekken bij de aanbieder.

Wil je daar meer controle over? Kijk dan eens naar opensource oplossingen die je eventueel zelf kunt hosten. Met een opensource-oplossing kan je altijd (laten) controleren wat er echt met de data gebeurt, hoe het staat met de beveiliging en kun je makkelijker verhuizen naar een andere aanbieder, mocht dat nodig zijn ooit.

HIeronder een overzicht van veelgebruikte open source tools waarmee je online formulieren en vragenlijsten kunt maken.

NextCloud Forms

Werkt jouw organisatie niet met Office365 of Google WorkSpace, maar met het opensource pakket NextCloud, dan heb je mazzel. NextCloud Hub bevat ook een formulieren tool. Het is een handige tool voor eenvoudige formulieren. Verwacht geen uitgebreide mogelijkheden waarmee je vragen wel of niet toont afhankelijk van invoer bij andere vragen, of de mogelijkheid om de vormgeving of taal aan te passen, maar voor een eenvoudige inventarisatie of interne vragenlijst voldoet de tool vast en als je het toch al bij de hand hebt: waarom niet?

Let wel op dat je wacht met een uitgebreide analyse in een gekoppelde spreadsheet van Nextcloud tot je alle gegevens binnen hebt. Tussentijdse analyses en formules – die je misschien had toegevoegd op een apart tabblad – worden namelijk overschreven.

Grist Forms

Ben jij een echte datajunk en kan je je geen vragenlijst zonder draaitabel of statische significantie voorstellen, dan is Grist, met de daarbij behorende Forms tool, misschien een uitkomst.

Grist is een toepassing die het best te omschrijven is als een kruising tussen een spreadsheet, een database en een formulieren tool. Gelijktijdig werken met meerdere personen en real time gegevens, vormen de kern van dit pakket. Behalve dat de data van je vragenlijsten binnen Grist is te gebruiken beschikt Grist ook over een krachtige API waarmee de gegevens ook binnen andere bedrijfssystemen zijn te integreren. Grist voor gevorderden zeg maar …

Grist kan je direct gebruiken via een (gratis of betaald) account op https://getgrist.com, maar de software is ook opensource en kun je daardoor ook zelf (laten) hosten. Vooral als je veel gevoelige data verwerkt, kan het van belang zijn dat je controle wilt houden op wie er bij de data kan. Enerzijds vanwege de geavanceerde eigenschappen en anderzijds vanwege de mate waarin je soeverein met Grist kunt werken, is het pakket ook opgenomen in de samenwerkomgeving ‘La Suite’ dat door de Franse overheid wordt ontwikkeld om onafhankelijk van big tech te kunnen werken.

Grist heeft geen geavanceerde routeringsmogelijkheden en ook de opmaak is – zonder in de broncode te hoeven duiken – niet heel flexibel.

LimeSurvey

LimeSurvey is een oude rot in het vak. Ze bestaan al ruim 10 jaar en een groot aantal organisaties maakt er gebruik van. Van universiteiten tot verschillende publieke instellingen. Doordat het al lang in ontwikkeling is en een grote verscheidenheid aan gebruikers kent bevat LimeSurvey voor ieder wat wils.

LimeSurvey komt in twee smaken: Een SaaS versie – volledig door de maker gehost en onderhouden – en een community versie (CE = Community Edition) die je zelf kunt downloaden en op een server kunt zetten.

LimeSurvey is heel uitgebreid en kan heel goed ingezet worden in grote organisaties, waar verschillende afdelingen met eigen wensen de tool naar wens kunnen inrichten. Zo beschikt de tool over een uitgebreid groepen- en accountbeheer waarmee de rechten van verschillende personen die de tool gebruiken ingesteld kunnen worden. Daarnaast bevat LimeSurvey een uitgebreid systeem voor het maken van op maat gemaakte vormgevings-thema’s. Hiermee is het mogelijk om de vragenlijsten naadloos aan te laten sluiten bij de bestaande huisstijl van jouw organisatie. Hierbij is heel veel aan te passen – zoals kleur, logo of lettertype – maar dit vergt wel wat kennis van CSS en HTML templating.

Ook qua “routering” en slimme flows biedt LimeSurvey bijna alles wat je ooit zou kunnen gebruiken. Het is mogelijk om vragen over te slaan of te verplichten op basis van eerder gegeven antwoorden en er zijn mogelijkheden voor allemaal eigen validatieregels. Voor een eenvoudige uitnodiging of RSVP natuurlijk overkill, maar als je het gebruik voor echte datavergaring en de uniformiteit van data belangrijk vindt, dan kan dit een belangrijke eigenschap zijn, al kan de leercurve voor het gebruik van alle features wel wat stijl zijn.

LimeSurvey kan antwoorden ook versleutelen en zo opslaan dat systeembeheerders deze niet uit de database kunnen vissen. Dat kan een goede maatregel zijn als privacy of bescherming van gegevens belangrijk is. Helaas worden de gegevens pas op de server versleuteld en niet – zoals BlockSurvey (dat niet in dit overzicht is opgenomen omdat het niet opensource is) – al in de webbrowser. Zeker als je LimeSurvey binnen jouw organisatie gaat gebruiken en op een eigen server host kun je hier alle kanten mee op. Let er wel op dat de systeembeheerder een krachtige server voor LimeSurvey neerzet. Het grote aantal opties en de architectuur vraagt behoorlijk wat geheugen en een snelle SSD.

Formbricks

Formbricks is een “Experience Marketing suite” – zoals ze het zelf noemen. Geen traditioneel systeem voor vragenlijsten, maar eigenlijk bedoeld om feedback formulieren in te bouwen in websites en apps. Je kent ze wel, formuliertjes die rechts-onder in beeld komen en vragen of alles naar je zin is. Maar behalve deze vorm kun je met Formbricks ook gewone vragenlijsten maken die je eenvoudig via een link kunt delen of die je gemakkelijk op een webpagina kunt embedden. Formbricks onderscheidt zich van de eerder beschreven tools in gebruiksvriendelijkheid en is duidelijk gericht op marketingafdelingen en niet-technische gebruikers. Het ziet er goed uit, werkt soepel en is goed aanpasbaar en integreerbaar. Ook kan de tool eenvoudig worden ingericht voor meerdere afdelingen of teams die zelf hun vragenlijsten willen beheren.

Formbricks kan voor je gehost worden, maar je kunt het ook zelf op een server zetten. Anders dan echte free-software heeft Formbricks een Open Core licentiemodel. De kern is beschikbaar onder een AGPLv3 licentie, maar voor een aantal Pro-features is een Enterprise licentie nodig waarvoor je moet betalen. Gelukkig is de community-versie al heel rijk gevuld en zeer goed bruikbaar.

Bij Formbricks staat iedere vraag op een losse pagina en daardoor zijn er ook eenvoudige condities te definiëren waarmee je bepaalde vragen kan overslaan. Er zijn veel vraagtypen beschikbaar die je voor marketing toepassingen kunt gebruiken. Bijvoorbeeld een rating met sterretjes ⭐⭐⭐⭐⭐, emoji 😊 of een NPS (Net Promotor Score).

Alhoewel ook beperkt, kun je de layout van de formulieren eenvoudig op maat maken door de kleur aan te passen of logo’s toe te voegen.