Welkom bij de Digtiale Spoelkeuken: een methodiek ontwikkeld door PublicSpaces. Deze methodiek verschaft een organisatie inzicht in hoeverre de gebruikte software/tools binnen een organisatie voldoen aan de in het PublicSpaces manifest opgestelde waarden.
Over de Digitale Spoelkeuken
Organisaties die de publieke kernwaarden uit het PublicSpaces manifest zoveel mogelijk omarmen en dit tot uiting brengen in o.a. de keuze van de software/tools die ze gebruiken, dragen bij aan ons uiteindelijke doel van een meer transparant, open, soeverein en mens-centrale digitale omgeving en uiteindelijk het internet in het algemeen. Wij helpen organisaties een handje door het aanbieden van de Digitale Spoelkeuken.
Door het beantwoorden van de vragen op een vragenlijst toetst een organisatie per keer één software applicatie of dienst aan de publieke waarden uit het PublicSpaces Manifest. De resultaten van de analyse worden gedeeld op de Spoelkeuken website; hier vind je alle resultaten terug per organisatie en per geanalyseerde softwaretool.
Organisaties die de Spoelkeuken doorlopen maken aanspraak op een badge voor op hun website (zoals onderaan onze website). Zo laten ze zien dat ze de digitale waarden van PublicSpaces onderschrijven en zich daarvoor inzetten.
Wil jij ook weten hoe jouw organisatie de Digitale Spoelkeuken methodiek kan inzetten? Bekijk dan het onderstaande stappenplan.
Heb je de spoelkeuken een keer doorlopen? Dan verdien je de PublicSpaces Badge voor op je website
Spoelkeuken stappenplan
1. Inventariseer je software/tools
Inventariseer welke software/tools je in gebruik hebt en welke functie ze vervullen binnen je organisatie. Vaak is er al een lijst aanwezig i.v.m. contract- en licentiebeheer of AVG inventarisaties.
Betrek in deze eerste stap verschillende afdelingen en rollen binnen je organisatie. Denk daarbij aan marketing & communicatie, ICT (functioneel & systeembeheer), inkoop & financiën, juridische afdeling etc. Vergeet vooral ook niet de mensen (eindgebruikers) die uiteindelijk met de tool(s) (moeten) werken.
Gebruik deze stap ook om samen het gesprek aan te gaan over welke waarden de organisatie heeft en in hoeverre die tot uiting komen in het gebruik van de softwaretools op dit moment. Mocht je hier hulp bij nodig hebben, overweeg dan onze Digitale Hersenspoeling Workshop.
2. Analyseer
Op basis van de inventarisatie van alle tools binnen je organisatie maak je een selectie van tools die nu je gaat toetsten. Criteria voor deze selectie kunnen zijn: tools die niet (meer) voldoen, tools waarvan de licentie of het contract binnenkort verloopt, etc. Focus je daarbij vooral op die softwaretools die direct impact hebben op de doelgroep (algemene publiek, de burgers, leden, bezoekers etc) van je organisatie.
Per geselecteerde tool voer je één analyse uit. Dit doe je met behulp van de Spoelkeuken Vragenlijst.
Bekijk hier de vragenlijst
Nadat je het ZIP-bestand hebt gedownload en uitgepakt vind je hier een bestand genaamd README.txt. Hierin vind je alle benodigde informatie om met de Digitale Spoelkeuken aan de slag te gaan. Je kan ook onderstaande tutorial nog bekijken. In ongeveer tien minuten krijg je de benodigde informatie om zelf aan de slag te kunnen met de vragenlijst.
3. Communiceer via de Spoelkeuken website
Met behulp van de inventarisatie en resultaten van de toetsingen van software heb je nu inzicht verkregen in waar je organisatie op dit moment staat met betrekking tot het gebruik van software en in hoeverre deze al voldoen aan de waarden van het PublicSpaces manifest.
Communiceer dit inzicht intern, ga met elkaar wederom het gesprek aan en gebruik dit om in je organisatie samen met de belanghebbenden (zie stap 1) een transformatie (verander)plan op te stellen. In dit plan leg je vast welke strategie (per tool) je wil hanteren om verbetering aan te brengen en op welke termijn. Bijvoorbeeld door een tool aan te passen, te vervangen, te verwijderen of om uit te leggen waarom je deze tool (nog) niet kan verbeteren.
4. Improve: op naar betere tools
Gebruik het transformatieplan als leidraad voor het verbeteren van de softwaretools die je hebt getoetst. Voor het vinden van betere alternatieven kun je ook gebruikmaken van de softwaretool toetsing op de Spoelkeuken website. Herhaal deze vier stappen cyclisch, bijvoorbeeld elk jaar, om zo consistent richting een mooier internet te bewegen.
Succes!
