PublicSpaces is in 2018 opgericht als stichting. De statuten bepalen de doelstelling en het functioneren van de stichting. Download hier de meest recente versie van de statuten. Hierna volgen de highlights hieruit.
De hoofddoelstelling: het doen van onderzoek naar en ontwikkeling van een concept en prototype voor een alternatief software ecosysteem dat het publieke belang vertegenwoordigt en geen winstoogmerk heeft, alsmede de mogelijke exploitatie daarvan.
Het PublicSpaces manifest is verankerd in de statuten en kan slechts gewijzigd worden door het bestuur, doch slechts na een besluit tot goedkeuring van de wijziging van de vergadering van deelnemers (zie hierna).
Bijzonder zijn hierbij de verankering van de partners in de governance: partners krijgen via een formele deelnemersovereenkomst stemrecht in de vergadering van deelnemers. Deelnemers hebben daarmee een bepalende invloed op de volgende drie manieren: de benoeming en schorsing van bestuursleden, de bepaling van het jaarplan en begroting en de vaststelling van het jaarverslag, en wel als volgt:
- De bestuurders van de stichting worden benoemd en geschorst door het bestuur, op bindende voordracht van de deelnemers. Indien er meerdere kandidaten worden voorgedragen voor één functie binnen het bestuur, dan roept het bestuur de vergadering van deelnemers bijeen en besluit de vergadering van deelnemers over de voor te dragen kandidaat middels een stemming.
- Jaarlijks voor aanvang van het nieuwe boekjaar, vindt één vergadering van deelnemers plaats ter behandeling van het jaarplan en de begroting. De vergadering van deelnemers kan het gepresenteerde jaarplan en begroting afwijzen door middel van een besluit genomen met ten minste drie vierde van het aantal stemmen. In geval van afwijzing zet het bestuur een nieuwe versie op papier, met inachtneming van de bezwaren die kenbaar zijn gemaakt op de vergadering van deelnemers.
- Jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, vindt één vergadering van deelnemers plaats ter behandeling van het jaarverslag en de realisatie van de maatschappelijke doelstelling van de stichting.
De stichting gebruikt verder het bestuur-directie-model van de Governance Code Cultuur en kent geen Raad van Toezicht maar een Bestuur dat toezicht houdt en een directie die verantwoordelijk is voor de uitvoering.
Het bestuur heeft een Bestuursreglement en een Directiereglement opgesteld waarin de verantwoordelijkheden voor bestuur en directie verder gedefinieerd zijn.