Haal jouw organisatie door de Digitale Spoelkeuken

Photo by @jeshoots on Unsplash

Door: Timo Nieuwenhuis

Hoe ‘schoon’ zijn de digitale tools die publieke organisaties gebruiken? PublicSpaces ontwikkelde een methode om de digitale inventaris in kaart te brengen en te verbeteren.

Onder de noemer ‘de Digitale Spoelkeuken‘ is de methode ontwikkeld om digitale tools van een publieke organisatie te ‘scoren’ op de vijf kernwaarden van PublicSpaces. De scores worden bepaald aan de hand van een vragenlijst en het invullen is al het startpunt van een gesprek in de organisatie. Als een tool laag scoort kan er een beslissing gemaakt worden: passen we de configuraties aan van de tool, kunnen we het eventueel zelf hosten of moeten we zelfs op zoek naar een alternatief? Door de score en bijhorende roadmap tot verbetering te publiceren komt de organisatie in aanmerking voor de PublicSpaces badge. De badge geeft het publiek inzicht dat de organisatie zich verbindt aan de waarden van PublicSpaces.

Geert-Jan Bogaerts, hoofd van de afdeling Innovatie en Digitale Media bij de VPRO, tevens oprichter van PublicSpaces, kwam met het initiatief van de Digitale Spoelkeuken en voerde het uit binnen de VPRO. Wij spraken hem over dit initiatief.

Hoe kwam je op het idee van de Digitale Spoelkeuken?

Ergens in het najaar hadden wij een meeting met een aantal mensen binnen de VPRO. Deze meeting ging over de manier waarop wij binnen de VPRO proberen handen en voeten te geven aan de kernwaarden van het PublicSpaces manifest. Eigenlijk al brainstormend, ontstond het plan om de digitale instrumenten, die wij gebruiken bij de VPRO, tegen het licht te houden en te beoordelen. Toen zijn wij dat gaan uitwerken en dat bleek inderdaad werkbaar te zijn. Zo ontstond de methode van de Digitale Spoelkeuken.

Waarom is de Digitale Spoelkeuken volgens jou belangrijk?

De Digitale Spoelkeuken is belangrijk, omdat het een hele concrete uitwerking is van de ambities van PublicSpaces. Kijk, als jij de ambitie hebt om een groot kunstenaar te worden, maar je hebt geen idee hoe je daar zou moeten komen, dan wordt het moeilijk om die ambitie te realiseren. De Digitale Spoelkeuken is een middel om ons doel wel te bereiken, namelijk een schoner, hygiënischer en verantwoordelijke internet omgeving. En, wat ik er grappig aan vind, is dat het een heel oud cliché is: wil je de wereld verbeteren, begin bij jezelf. Als wij een schoner internet willen, dan beginnen we met het schoonmaken van ons eigen huis, van onze eigen omgeving. Vanuit daar kun je verder uitbreiden en mensen inspireren en dat is precies wat er met de digitale spoelkeuken gebeurt.

Wat heeft de Digitale Spoelkeuken de VPRO als organisatie opgebracht?

Op de eerste plaats een beter inzicht in de digitale instrumenten die we op dit moment gebruiken. Maar daarnaast ook inzichten in de manier waarop we ze gebruiken en het start de discussie of dat de juiste manier is of dat we dingen zouden moeten aanpakken. Bovendien heeft het voor het eerst een gesprek opgeleverd tussen mensen uit verschillende afdelingen en disciplines. Ze zijn met elkaar gaan praten over de inzet van de digitale instrumenten. Dus alleen al als hulpmiddel om een gesprek op gang te krijgen binnen je eigen organisatie, zeker voor de wat grotere organisaties zoals de VPRO, is het erg waardevol.

Blijft het bij deze gesprekken of gaan jullie daarna ook echt dingen veranderen bij de VPRO?

Ja, uiteraard. De bedoeling is uiteindelijk om tot actie over te gaan en consequenties te verbinden aan de scores die je hebt gegeven aan de digitale tools.

Verschillende conclusies kunnen variëren van:

1. Het instrument scoort goed op de PublicSpaces waarden, we blijven het gebruiken
2. Met het instrument is iets mis, maar je kan het vrij makkelijk zelf verhelpen door iets in bijvoorbeeld de configuratie aan te passen of de data op een andere plek te gaan hosten.
3. Het instrument scoort zo slecht dat de gewenste vervolgstap is om te zoeken naar een alternatief.

Dus dat zijn al drie mogelijkheden en er zijn er zeker meer. Het idee is dat de inzichten die wij opdoen uiteindelijk gaan leiden tot de inzet van betere alternatieven voor de VPRO, maar ook voor andere organisaties die dezelfde excercitie gaan doen.

Is er uit deze eerste bewustwording ook al een alternatief gekomen?

Wij zitten met de VPRO nu precies in dat stadium. Wij hebben zojuist die eerste scoring gedaan. De volgende stap is dat wij binnen onze eigen omgeving het digitale instrument en de bijhorende score gaan publiceren. Zo laten we zien waar wij mee bezig zijn. Op een aantal terreinen gaan we ook een aantal dingen aanpassen in configuratie. Dat is niet zo ingewikkeld om te doen, maar voor andere dingen zijn we wel afhankelijk van organisaties als PublicSpaces. Bijvoorbeeld wanneer het gaat over een onderzoek naar alternatieve digitale instrumenten. Dat soort onderzoeken zijn eigenlijk te ingewikkeld en te moeilijk om solo als VPRO te doen, dat wil je graag wat breder trekken en dat wil je tegelijk gaan oppakken met de andere partners uit de coalitie. Dat is ook de volgende stap die we binnen PublicSpaces gaan zetten.

Hoe verhoudt de Digitale Spoelkeuken zich tot de PublicSpaces Badge?

De PublicSpaces Badge is een symbool dat je de Digitale Spoelkeuken hebt gedraaid. De badge verwijst naar een belangrijk onderdeel van de Digitale Spoelkeuken, de pagina die je als organisatie deelt met het publiek over de resultaten en daarmee dus de verantwoording aflegt. Er is dus een directe koppeling tussen het PublicSpaces waardesysteem, de Digitale Spoelkeuken en de publieke PublicSpaces badge die je als organisatie op je website deelt. 

Is het streven om de PublicSpaces Badge net zo bekend te laten worden zoals bijvoorbeeld het Energielabel? 

Bekender! Volgens mij kan je niet ambitieus genoeg zijn met dit soort dingen. Dus ik leg de lat lekker hoog. Wij willen dat de noodzaak gevoeld wordt om de PublicSpaces badge te voeren en in de nabije toekomst alle digitale uitingen, zeker van publieke organisaties, voorzien zijn van een PublicSpaces Badge.

Welke ambitie heb je met de PublicSpaces Badge?

De PublicSpaces Badge moet ertoe leiden dat in 2026 dat alle Nederlandse publieke organisaties digitale tools en platforms gebruiken die op publieke waarden zijn gebaseerd. Dat er voor alles wat publieke organisaties willen en moeten gebruiken om hun missie te voldoen alternatieven beschikbaar zijn, die conform PublicSpaces waarden zijn ingericht.

Wat zijn de volgende concrete stappen?

De belangrijkste volgende stap is dat de Digitale Spoelkeuken door zo veel mogelijk verschillende organisaties wordt gedaan en dat de kennis en ervaring gebundeld en gepubliceerd wordt door PublicSpaces, zodat andere organisaties ervan leren en ook aan de slag kunnen. Gezamenlijke stappen die organisaties maken in de opschoning van het digitale ecosysteem brengen ons dichterbij ons doel: een nieuw internet dat het publieke domein versterkt.

Ervaringen en tips van onze partner Hall of Fame.

Hall of Fame, een partner van PublicSpaces, is een cultuurfabriek in Tilburg waarin alles gebeurt op het gebied van urban, cultuur, en sport. Zij bieden een platform aan jongeren en niet-jongeren om zichzelf te ontdekken en te ontwikkelen op een creatieve manier. Bij dat ontdekken en ontwikkelen bieden ze begeleiding aan door bijvoorbeeld coaches beschikbaar te stellen, ruimtes zoals dans-en concertzalen beschikbaar te stellen, en door cursussen te geven.

Hall of Fame heeft de Digitale Spoelkeuken toegepast om te kijken in hoeverre hun digitale tools de kernwaarden van PublicSpaces waarborgen.

Zoë Gielen, marketing coördinator bij Hall of Fame, deelt haar inzichten:

• Overleg en vraag hulp aan andere partners van PublicSpaces. Op de conferentie van PublicSpaces hebben we interessante mensen ontmoet, waarmee we later in overleg zijn gegaan over onze aanpak. Uit dat overleg kwamen waardevolle ideeën en dat gaf ons een richting over hoe wij het beste konden beginnen met de Digitale Spoelkeuken. .
• Kijk eerst naar de tools die je gebruikt voor interne activiteiten, er zijn hier al best vaak goede alternatieven voor. Wij zijn intern bijvoorbeeld van WhatsApp overgestapt naar Signal, dit was een super makkelijke stap.
• Geef jouw publiek de optie om al jouw content op een veilige, open, transparante manier te bekijken. Dit kan je bijvoorbeeld doen door alle content op je eigen website te plaatsen en de website vervolgens zo te bouwen dat deze de vijf kernwaarden van PublicSpaces waarborgt. Dan zet je sociale media nog wel in, maar alleen als een soort voorportaal naar de volledige content op je eigen site.
• Ga het gesprek aan met de aanbieder van de tools die je gebruikt. Wij zijn bijvoorbeeld in gesprek gegaan met zowel de beheerders van onze website, The Cre8ionlab, als met Stager, ons ticketing- en personeelsplanningssysteem. Uit deze gesprekken bleek dat zij bereid zijn om mee te denken over hoe wij transparanter en schoner kunnen zijn. Zo gaf The Cre8ionlab ons de tip dat wij in plaats van Google Analytics ook enkel de server data kunnen gebruiken, waardoor wij zelf eigenaar blijven van de data.
• Gebruik de vijf kernwaarden van PublicSpaces en de vragenlijst van de Digitale Spoelkeuken als uitgangspunt, maar kijk ook wat werkt voor jouw organisatie. Je moet het doen op een manier die waardevol is voor jouw organisatie. Voor ons was dat kijken naar wat haalbaar is voor ons, wat realistisch is om aan te pakken, en ook het gesprek aangaan met elkaar en met leveranciers. Dus niet alleen een oordeel geven over een tool aan de hand van de vragen, maar ook het gesprek aan gaan met de leverancier van de tool. Want wie weet willen ze wel heel graag met je meedenken en het gesprek aangaan en dat is natuurlijk veel waardevoller, omdat de tool dan misschien wel voor al haar gebruikers verbetert. 
• Ga het gewoon doen. In eerste instantie twijfel je wellicht over hoe je ooit helemaal transparant en open kunt zijn, maar je moet gewoon ergens beginnen. Het heeft ons ook vooral een startpunt opgeleverd om vanuit verder te kijken. Door er mee bezig te zijn zie je steeds meer dingen en zie je kleine dingen die je direct kan aanpassen. Wij zijn ook direct aan de slag gegaan om die kleine dingen door te voeren. Het heeft ons echt aan het denken gezet en gemotiveerd om er ook echt mee aan de slag te gaan.

Wil jij ook jouw digitale tools spoelen?

Ben je als publieke organisatie benieuwd geraakt naar de digitale spoelkeuken of wil je direct aan de slag met het spoelen van jouw digitale tools? AAN DE SLAG: met het stappenplan van de digitale spoelkeuken.

De Volkskrant interviewde Geert-Jan Bogaerts ook over de Digitale Spoelkeuken methode en hoe hij dat heeft ingezet bij de VPRO. Lees dat interview hier: ‘VPRO-initiatief probeert internet te heroveren op Big Tech: ‘Ons doel is het web hygiënischer te maken’.