Zo bouw je een open source infrastructuur voor een conferentie

Door: Toon Toetenel (CTO PublicSpaces)

Vorige maand vond de tweede editie van de PublicSpaces conferentie plaats. Honderden sprekers, kunstenaars en vertegenwoordigers van talloze publieke- en culturele organisaties kwamen samen om te praten over het belang van een digitale omgeving gebaseerd op publieke waarden.

Ondanks het feit dat men elkaar weer fysiek kon ontmoeten, kan een conferentie tegenwoordig niet meer zonder online component. Voorafgaand aan de het evenement willen mensen weten wat er komt, bezoekers die niet aanwezig kunnen zijn verwachten dat ze via streams de conferentie op afstand kunnen volgen, interactie vindt voor een deel online plaats en achteraf moet iedereen nog eens kunnen herbeleven wat er allemaal is gebeurd.

Bij ons ontstond de vraag, hoe kunnen we een digitale conferentieomgeving  aanbieden die aansluit bij de waarden van onze organisatie? Bij de vorige editie van de conferentie – middel in de Corona tijd, dus helemaal hybride opgezet – maakte we daarvoor gebruik van het online platform Hopin.

Een opmerkzame Twitteraar wees ons echter wel even op de kleine lettertjes uit de Algemene Voorwaarden van Hopin. Deze voldoen niet bepaald aan onze eigen idealen uit het Manifest. Het was te laat om daar nog iets aan te doen, maar dit jaar moesten we zeker op zoek naar een andere oplossing.

(De kritische Twitteraar – Björn Wijers – werkt nu trouwens alweer een tijdje voor ons als Chef Community, waar een beetje kritiek al niet toe kan leiden)

Dit jaar wilde we een platform gebruiken waarbij we mensen zich voorafgaand aan de conferentie konden aanmelden en zien wat er op het programma stond. Tijdens de conferentie wilden we dan mensen via livestreams konden meekijken of meediscussiëren via chat en alles moest achteraf beschikbaar terug te zien zijn. Net als vorig jaar dus, maar nu wél met respect voor publieke waarden.

Een kleine rondgang langs de beschikbare platforms die As-a-Service worden aangeboden leerde ons al snel dat zij allemaal “kleine lettertjes” in hun voorwaarden hebben staan, data verzamelen via analytics-trackers en advertentieplatforms of een claim kunnen leggen op de content die op de platforms wordt geplaatst. We hebben ook gezocht naar open source toepassingen voor het faciliteren van dit soort evenementen, maar geen pasklare oplossing kunnen vinden die voor ons voldeed.

Tijdens de ronde tafel over Hybride Evens op de conferentie van 2021 sprak Lilian Stolk (The Hmm) over het feit dat zij experimenteerde met nieuwe vormen voor Hybride events en daarvoor een eigen opensourceplatform hadden opgezet.

Ook een artikel over hoe de FOSDEM 2022 conferentie volledig was gehost op Matix bood een hoop inspiratie.

We besloten daarom het platform dit jaar zelf in eigen beheer te bouwen, zelf te hosten en er zo voor te zorgen dat we zo goed mogelijk aan onze eigen idealen konden voldoen. Natuurlijk wilde we niet alles helemaal vanaf het begin opzetten en daarom hebben we gebruik gemaakt van verschillende opensourcesoftware die aansloten op onze wensen en waarden.

Aanmeldingen

We wilden snel aan de slag. Om ervoor te zorgen dat mensen tijd vrijhouden in hun agenda om bij de conferentie aanwezig te kunnen zijn wilden we snel een aanmeldmogelijkheid maken. Eigenlijk was dat niet zo ingewikkeld. De conferentie is gratis voor alle bezoekers, dus meer informatie dan een e-mailadres (zoals postadres, telefoonnummers of betaalgegevens) hebben we simpelweg niet nodig, dus daarom hoeven we daar ook niet naar te vragen. We hebben bij PublicSpaces recent MailChimp vervangen voor listmonk om onze nieuwsbrieven in eigen beheer mee te versturen en dus volstond het om een nieuwe verzendlijst aan te maken en daarvoor een eenvoudig formuliertje op een website te zetten. En omdat de inschrijvingen direct in onze nieuwsbrief tool binnen liepen, konden we de bezoekers eenvoudig op de hoogte houden met een update zo nu en dan.

Maar daarmee waren we er nog niet natuurlijk. Om de hele conferentie online te faciliteren hadden we nog wel wat meer nodig dan dat…

Video

Vorig jaar is op de conferentie veel gesproken over interoperabiliteit en federatie en is de eerste PublicSpaces chatroom op Matrix gelanceerd. We wilden niet weer helemaal iets nieuws opzetten dus lag de voorkeur gelijk op het gebruik van Matix.

De PublicSpaces chatroom wordt gehost op de servers van Matrix. Dat was vorig jaar een makkelijke manier om snel een chatroom op te zetten, maar het sluit niet echt aan bij de federatie-filosofie van Matrix. Als iedereen een account op dé matrix server heeft en alle rooms staan op de Matrix server, dan heb je eigenlijk gewoon een soort Gmail voor chat: een gecentraliseerd platform. Om die reden hebben we ervoor gekozen dit jaar een eigen Matrix server op te zetten op het eigen publicspaces.net domein. Zo kunnen we onze eigen rooms zelf hosten en hebben we alle data van onze gebruikers in eigen hand.

Maar… niet iedere bezoeker heeft een Matrix account en eigenlijk wilde we helemaal niemand ergens toe aanzetten om toch deel te kunnen nemen aan de discussies. Om dat mogelijk te maken hebben we gebruikgemaakt van CactusChat. Cactus is bedoeld om eenvoudig een comment box onder artikelen op website te plaatsen. het is gekoppeld aan een matrix server en laat nieuwe berichten realtime zien. Perfect voor een livechat bij een videostream dus.

Nieuws en microblogs

We wilden ook graag korte updates kunnen publiceren. Bijvoorbeeld met nieuws over de sprekers, actuele ontwikkelingen of aankondigingen. Een deel daarvan zouden we normaal gesproken op Twitter doen, maar omdat we dat ook graag op een verantwoorde manier wilden doen hebben we ervoor gekozen om van de gelegenheid gebruik te maken en naast ons officiële Twitter account ook een officieel Public Spaces Mastodon Account te openen.

Natuurlijk wilde we ook hiervoor niet afhankelijk zijn van de servers of het beleid van een derde partij en daarom hebben we ook onze eigen Mastodon instantie opgezet, die we zelf hosten en beheren.

Podcasts

In aanloop naar de conferentie hebben we ook nog een aantal podcasts opgenomen met sprekers die naar de conferentie kwamen. Deze podcasts konden we natuurlijk niet zomaar op SoundCloud gooien, maar gelukkig is er ook een geweldige tool beschikbaar om podcasts in eigen beheer te publiceren: CastoPod. De RSS-feeds van CastPod kan je vervolgens aanmelden bij Google, Apple en Spotify en zo zijn de podcasts overal te beluisteren, maar hou je alles toch in eigen beheer. Na afloop hebben we van de meeste registraties ook audio-versies gemaakt.

Fediverse

Zowel CastPod, PeerTube als Mastodon maken gebruik van ActivityPub. Dat is een protocol waarmee decentrale sociale netwerken kunnen worden gebouwd. Het netwerk dat ontstaan is door alle tools en sites die ActivityPub gebruiken wordt ook wel het Fediverse genoemd, daarop zijn al duizenden communities actief. Het leuke van dat protocol is dat er allemaal nieuwe mogelijkheden voor interoperabiliteit ontstaan. Zo kan je met een Mastodon account eenvoudig een PeerTube kanaal of podcast via CastoPod volgen. Zo zorgen we ervoor dat het platform van PublicSpaces geen silo wordt, maar onderdeel van iets groters.

Website

Om alles bij elkaar te brengen op een overzichtelijke plek hebben we een eigen website voor de conferentie ontwikkeld. Met het met het open source headless CMS Strapi bouwden we eenvoudig een meertalige backend mee we het programma, sprekers bio’s en andere informatie die op de website moest verschijnen kunnen beheren

Voor het laatste nieuws gebruikten we de Mastodon API om de laatste ‘toots’ – zo heten tweets op Mastodon – direct op de site weer te geven, zodat mensen daarvoor niet perse een Mastodon account nodig hebben.

Videoconferencing

Ook dit jaar hadden we een aantal sprekers die niet in staat waren om fysiek op de conferentie aanwezig te zijn. Normaal maakt Pakhuis de Zwijger gebruik van Zoom voor de videoverbindingen zodat sprekers vanuit huis in de zaal te zien zijn. Maar ook dit wilde we liever anders dit jaar. Voor onze team-vergaderingen maken we bij PublicSpaces al vaak gebruik van onze zelf-gehoste Jitsi server dus dat was een prima optie. Voor de conferentie hebben we wel een aparte server opgezet zodat we zeker waren dat dat bandbreedte toereikend zou zijn én we hebben alle vormgeving en user-interface elementen uitgezet in Jitsi zodat er een clean feed binnenkwam die zo op de grote schermen in de zaal kon worden geprojecteerd (code te vinden op Gitlab).

Conclusie

Ja, een conferentie hosten zonder Big Tech en met open source tools is mogelijk. Het kost wel wat moeite om alles zelf op te zetten en aan elkaar te knopen maar dat is de investering meer dan waard.

We hebben de codebase van de website op onze Git-omgeving geplaatst en zullen de de komende tijd nog wat dingen afronden, opruimen en documenteren. Zo kunnen we er volgend jaar opnieuw gebruik van maken en wordt het platform iedere editie weer een stukje beter.

Links: