De Digitale Spoelkeuken van start!

Door: Amy de Ruijter

Tien organisaties zijn dit najaar van start gegaan met de Digitale Spoelkeuken. Nog voor het einde van het jaar hopen deze Spoelkeuken-pioniers – Instituut voor Beeld en Geluid, VPRO, Pakhuis de Zwijger, NFF, STRP, Tetem, Waag, BNNVARA, Hall of Fame en de Koninklijke Bibliotheek –  de eerste twee fases doorlopen te hebben. Tegelijkertijd wordt de input van deze pioniers gebruikt om de Spoelkeuken voor toekomstige deelnemers te verbeteren.

De Digitale Spoelkeuken is in het leven geroepen om organisaties te helpen met de overstap naar software die gebaseerd is op publieke waardes. Het proces bestaat in totaal uit drie fases:

1. een inventarisatie van alle digitale tools die je als organisatie gebruikt,
2. een toetsing van (een selectie van) de tools aan de hand van een vragenlijst
3. en een transformatiefase. In die laatste fase ga je op basis van de nulmeting uit de eerder fases bepalen wat je als organisatie kan en wil verbeteren en binnen welke termijn.

Voor het einde van 2021 is het de bedoeling dat alle deelnemers de eerste twee fases afgerond hebben, met vijf tools naar keuze.

Het traject van de tien pioniers wordt begeleid door twee Spoelkeuken-specialisten, Björn Wijers en Toon Toetenel. Björn ondersteunt de deelnemers waar nodig, en verwerkt ook de feedback over de toetsing. Parallel hieraan loopt de bouw van de online Spoelkeuken-tool, nodig om de resultaten publiekelijk te kunnen delen. De ontwikkeling van deze tool is voornamelijk de focus van Toon.  Met de tool wordt het bijvoorbeeld makkelijker om de vragenlijst te beantwoorden en scores uit de toetsing te krijgen en ze openbaar te publiceren. De uitkomst van de twee trajecten samen zullen een betere Digitale Spoelkeuken opleveren, zowel op inhoudelijk als functioneel niveau.

We spreken Björn over zijn ervaringen tot nu toe.

Wederzijdse toetsing

Het eerste dat echt opvalt is dat toetsing best veel tijd kan kosten voor een organisatie.
Björn: ‘De vragen zijn vaak op meerdere manieren te interpreteren. Eén van de vragen is bijvoorbeeld: opereert het software-ecosysteem onafhankelijk van enige overheid, commerciële of politieke invloed? Daarop zijn meerdere antwoorden mogelijk. Dat verschil is niet erg: het geeft ons inzicht in de verschillende interpretaties en contexten van verschillende deelnemende organisaties. Zo kunnen wij weer bepalen of een vraag goed is, of  juist specifieker of breder gesteld moet worden.

Er zijn echter ook vragen die makkelijker te beantwoorden zijn, bijvoorbeeld: heeft het bedrijf achter de tool een klachtenprocedure? Kan de broncode worden hergebruikt (in andere woorden: is het open source)? Een heel scala aan vragen, dus. Het is fijn als iets binnen een paar minuten beantwoord kan worden, maar wanneer je voor een bepaalde vraag hulp nodig hebt van collega’s, hopen we ook dat het een gesprek in gang zet. Dat is misschien wel belangrijker dan de score die je behaalt.’

Kwaliteit boven kwantiteit

Voor deze werkgroep is besloten om een selectie van vijf tools te toetsen. Volgens Björn is dat effectiever dan alle software in een keer willen vervangen. ‘Er wordt nog steeds gevraagd om een inventarisatie van alle tools te maken, en daar vervolgens vijf uit te kiezen. Dit zal dus nog steeds een compleet beeld, en daarmee bewustzijn, opleveren van wat je als organisatie allemaal gebruikt. Daarnaast kunnen de deelnemers nog altijd zelf het beste inschatten welke software aan herziening of vervanging toe is.

‘Stel dat drie organisaties een ander ticketsysteem in gebruik nemen: we helpen dan niet alleen drie organisaties, maar ook een paar honderd medewerkers en zelfs een paar duizend bezoekers of gebruikers van die organisaties’

De criteria om een tool te kiezen wordt door de pioniers zelf bepaald, maar we reiken vanuit PublicSpaces wel handvatten aan. We vinden het belangrijker dat ze er twee of drie goed doen, in plaats van vijf halfslachtig. Vijf tools van tien deelnemers zullen ons weer waardevolle informatie over 50 tools opleveren. Daar zullen dubbele bij zitten, maar ook verschillende interpretaties van dezelfde tool nemen wij graag onder de loep. Ook geeft het ruimte om buiten je eigen organisatie het gesprek aan te gaan – je hebt meer data nodig om elkaar en jezelf te kunnen helpen.’

De maatschappij door de Spoelkeuken

De tien pioniers zullen zich vooral focussen op tools waarmee hun publiek in aanraking komt, van mailinglijsten en nieuwsbrieven tot advertenties en ticketsystemen. Björn legt uit hoe dit zorgt voor een zo groot mogelijke impact. ‘Stel dat drie organisaties een ander ticketsysteem in gebruik nemen: we helpen dan niet alleen drie organisaties, maar ook een paar honderd medewerkers en zelfs een paar duizend bezoekers of gebruikers van die organisaties. Misschien wekt het gebruik daarvan bij het publiek ook interesse of bewustzijn op – op die manier werkt de Spoelkeuken dus ook door in de maatschappij.’

Digitaal scorebord

Björn: ‘De huidige Digitale Spoelkeuken is eigenlijk een vragenlijst in een spreadsheet. Wat we voor ogen hebben, is een tool die het makkelijker maakt om die vragen te beantwoorden en een visualisatie van de scores geeft die er uit zijn gekomen. Ik stel me een Spoelkeuken voor waarbij je enerzijds per tool kan kijken door welke organisaties het wordt gebruikt, en anderzijds per organisatie kan kijken welke tools zij in huis hebben gehaald. Misschien kunnen we in de toekomst zelfs nog meer manieren bedenken om de scores te visualiseren.

Voor de tien pioniers ligt voor nu de focus op waar ze nu eigenlijk staan: de nulmeting. Hierin is gelukkig al veel te leren. De volgende stap, de transformatie, zal in 2022 plaatsvinden. Hoe zorg je ervoor dat je bepaalde veranderingen doorvoert? Hoe bepaal je waarom je ze wil veranderen? Dat soort grote beslissingen willen we niet overhaasten. Eén van de pioniers, Hall of Fame, heeft bijvoorbeeld contact gezocht met partijen waar zij software van afnemen. Het zaadje planten en ontwikkelaars laten stilstaan bij publieke waardes, kan misschien al leiden tot een transformatie op zichzelf. Dat willen we alleen maar aanmoedigen.

De transformatiefase kan op meerdere manieren plaatsvinden. Bijvoorbeeld door tools aan te passen (configuratie), te vervangen door alternatieven of uit te faseren. Het kan ook zijn dat je, om bepaalde redenen, nog geen verbetering kan doorvoeren, bijvoorbeeld omdat er nog geen alternatief beschikbaar is. Dit kan je dan opnemen in een verantwoording, die weer publieke gedeeld wordt waardoor inzichtelijk wordt wat er al verbeterd is en wat nog beter kan. Zo kun je ook partners vinden om bijvoorbeeld samen op zoek te gaan naar een alternatief.’

Over het proces

In het voorjaar van 2021 is de VPRO gestart met de Digitale Spoelkeuken. PublicSpaces heeft deze methode vervolgens geadopteerd en is nu bezig het te verfijnen en verbeteren. In het najaar van 2021 maken we een eerste MVP van de Spoelkeuken-tool, in januari 2022 zullen we met de tien pioniers evalueren hoe deze eerste stap verliep en wat hun ervaringen zijn. Ook zullen we meerdere organisaties vragen om de spoelkeuken te starten. Op basis van de resultaten zullen we vervolgens actiegroepen starten om bepaalde tools te verbeteren of te vervangen.

Over Björn

Björn Wijers (~336ppm) helpt onder de naam Burobjorn.nl al meer dan vijftien jaar organisaties bij het realiseren van ideeën en wensen met Open Source software development, Open Standaarden en Interaction Design. Daarbij streeft hij naar betaalbare, veilige, toegankelijke, gebruiksvriendelijke, privacy-vriendelijke, soevereine en duurzame oplossingen. Björn maakt zich al enige tijd sterk voor eerlijker auteursrecht en meer privacy bewustzijn. In 2020 gedurende de Covid-19 pandemie, heeft hij samen met Bèr Kessels vc4all.nl opgezet. Een online privacy-vriendelijk, gratis toegankelijk beeldbellen platform op basis van de opensource software Jitsi om met vrienden en familie in contact te blijven.